つぶらいん

本や映画のレビューを中心にしつつ、ぼっち&出不精生活を満喫する管理人の日常のブログです

仕事のこと 雑記

仕事ではメモが必須。自分に合うものを探してみよう。

一言でメモと言っても、様々です。

仕事でメモを取ることはたくさんあります。
ある程度自分の中でルールが定まっていないと、抜けや漏れ、メモそのものを紛失してしまうということも怒ります。

最近、色んな人のメモの仕方を観察していたので、ちょっとまとめてみます。

わたしの場合

1、ミーティングや会議用のノート

ミーティングで決まった内容や、その後の変更点などを後から振り返れるように、会議やミーティングのノートは統一しています。
それ以外にも、新しい業務のやり方をメモったり、大事なことは全部これに書くようにしました。

2、To Doリスト

日付、やること、締切日、完了日の4項目だけ記入するリストです。
とにかくやることを忘れるのを防ぐためのものでした。締切の管理もこれで行っていました。その場で上司に指示されたことや、売り場の改善点など、具体的なことを記入しています。

「必ずこれにメモすること」と「毎日リストを見る」ことを決めていたので、抜け、漏れがなくなりました。
最初は毎日日付事に区切っていたんですが、締切が跨がって分からなくなったりしたので、1枚で管理していました。

2つに決めた理由

この2つに絞っていました。
②のToDoリストを使うまでは、急ぎで忘れてはいけないことは付箋に書いてパソコンに貼ったり、ミスコピーを切っただけのメモ紙に書いたりしていて、情報が散っていたんですね。メモそのものをなくしてしまったりして、メモを探すのに手間取るという本末転倒なことにも。

忘れないようにメモすることも大事だけど、管理できているかが問題

上司がとにかくメモ魔なんですが、なんでも書くノートは1冊。そしてスケジュール管理も統一していました。この1冊ですべてを管理するというやり方。上司はメモの取り方も上手で、後から見返してもちゃんと分かるんですよね。
わたしはミーティング中など、向かいに座っている上司のメモの取り方をかなり観察してました。要点を押さえて書くのが上手かったですね。けっこう真似してました。

仕事の抜け漏れが多い人というのは、とにかくメモが下手でした。
ほとんどメモをしないけど、きっちり覚えている、というひとに何度かであったことがあります。もうこれは、別格と言うか才能だなと。

そういう例外は置いといて、メモをしなければ忘れることが大半だったりするんですよね。記憶力にも限界があります。
で、そのメモが下手な人は、まずどこになにを書いたかがすぐ分からなくなるんです。メモ自体がグチャグチャだと、メモをした意味がなくなります。
そして、メモをすることに満足して、仕事を覚えない、なんてこともあります。これは目的がおかしくなってる場合ですね。覚えられないなら見返してやればいいけど、メモがグチャグチャでどこに何があるか分からなくてなんども同じ失敗を……なんて最悪です。

自分はどういうタイプのメモが合っているかを探る。

自他ともに認めるメモ魔の上司は1冊に統一。

上司が使っているノートは毎回これでした。

紙の書き心地がいいことと、方眼なのが使いやすいそうです。
最後にビニールのポケットがついているんですね。スケジュールをここにいれて管理していました。
このノートにであってから数年使い続けているそうで、1年で1冊という感じで毎年買い替えています。大事なことは全部これに書くので、逆にこれを忘れると酷い目に遭う、と話していました。

カラーバリエーションやサイズが多いのも魅力的です。自分にあったものを探せそうです。

基本のメモが付箋派の後輩

ノートが上手く使いこなせない、ということで、基本のメモは付箋にしている後輩がいます。付箋に書いて絶対忘れない場所に貼る。終わったらはがす。これを徹底していました。
大事なことは付箋からノートに書き写す、もしくはノートに付箋を貼る、という感じでした。

忙しい時にノートを開いている余裕はないので、付箋をフル活用していました。用途に応じて大きいのや小さいのを使い分けていました。
バリエーションが豊富なので、ちょっとかわいいのを使って、仕事中の和みにするのもいいかもしれませんね。

常にポケットにメモ帳を入れておきたい主力アルバイトさん

いつも売り場を走り回っているので、大きなノートは持てません。自分のデスクもないので、管理上持ち歩きが必須です。となるとポケットサイズのメモ帳ですべてを管理することになります。

なにか新しいことを教えられる時にはパッと取り出してすぐにメモっていました。現場で即対応する人のやり方ですね。

そのボールペンは書きやすいですか?

安いけどすぐにインクが切れる100均ボールペンよりも、ちょっとだけ高く払ってインクを使いきれるボールペンの方がストレスは絶対に低いです。
書きやすいペンに出会うと、もうこれしか使えなくなります。自分なりのお気に入りを探しましょう。

職場ではこのボールペンが主流です。
お客様にお渡しすることも多いので、黒を代替1〜2本は必ずもっています。

そして、自分用にはこれ。色もよく使うので必須。

わたしは0.38がお気に入りです。軸だけ買って入れ替えています。長く使えますね。
お客様に渡して書いてもらった時に、「これ書きやすくてビックリした!」と言われたことがあります。
インクがするする出てくるので本当にストレスがない書き味のボールペンです。お値段もお手頃で助かります。

書くストレスがないというのも大切ですね。

自分の字は読みやすい?

メモを見返した時に、自分の字すら読めない人、いませんか?
わたしは、職場で数字の判読ができないほど字が汚い人が5人ほどいました。店は従業員20名ほど。その中に5人いるのです。何度も注意しましたが、丁寧に書けないんですね。5なのか7なのかわからないっていうのがゾロゾロいるっていうのが考えられません。

自分のためのメモならともかく、お客様の連絡先である電話番号すら数字が判読できないのです。本人に聞いても首をかしげるしまつで、本当に困りました。

話はずれましたが、後からメモを見返さない人は、とにかく字が汚いというのもありました。
汚いわけではないけど、荒い人もそうでした。読めるけど殴り書きすぎて、読みにくくてたまらないのです。前述した上司は、字も綺麗でした。急いで書いたような字でも読みやすいんです。

デジタル社会といえど、まだまだ文字を書く機会は多いです。字は綺麗に越したことはありません。
わたし自身、綺麗とは言えませんが、丁寧に書く努力はしています。

何度も「これなんて書いてあるの?」と聞かれることがある人は、練習も考えたほうがいいのでは、と思います。下手でも丁寧、これ大事。相手に情報を伝えるために書くのなら、なおさらですね。信用にもつながります。

周りを観察していて、メモのしかたもそれぞれだなぁと思ったのでまとめてみました。
書いて満足が一番まずいので、それをちゃんと活かせているのか振り返ってみてはどうでしょうか。

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